Ένα από τα μεγαλύτερα στοιχήματα της ψηφιοποίησης του κράτους είναι να γίνουν ψηφιακά τα αρχεία που τηρούν σε χαρτί οι δημόσιες υπηρεσίες. Αυτή τη στιγμή βρίσκονται σε εξέλιξη διαγωνισμοί προκειμένου να ψηφιοποιηθούν 1,4 δισ. σελίδες διαφόρων κρατικών φορέων, που είναι στοιβαγμένες σε συρτάρια, ερμάρια και κούτες σε υπουργεία, πολεοδομίες, ΕΦΚΑ κ.λπ. Οταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, περίπου σε τρία χρόνια, δεν θα είναι μόνον εύκολο να ανασύρουν και να χρησιμοποιήσουν τα αρχεία αυτά πολίτες και υπάλληλοι, αλλά θα απελευθερωθεί και χώρος, αφού υπολογίζεται πως αυτό το 1,4 δισ. σελίδων χαρτιού καταλαμβάνει συνολικά 152.000 τετραγωνικά μέτρα! Ωστόσο, ο πόλεμος με το χαρτοβασίλειο δεν θα τελειώσει στην τριετία. Επιπλέον, 1,6 εκατ. κούτες γεμάτες με έγγραφα θα μεταφερθούν προς αποθήκευση στις εγκαταστάσεις της εταιρείας που θα κερδίσει έναν άλλο σχετικό διαγωνισμό.

Μια παλαιότερη έρευνα του 2019 του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης για τη γραφειοκρατία στο Δημόσιο τοποθετούσε σε 40 τον αριθμό των βημάτων που χρειάζονται για να ολοκληρωθεί μια απευθείας ανάθεση, όπως η προμήθεια γραφικής ύλης για ένα πανεπιστήμιο. Η ίδια έρευνα δεν είχε αποκαλύψει μόνο ότι τα 32 βήματα από το 2014 αυξήθηκαν σε 40 το 2019 για τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης που έχει θεσμοθετηθεί για να καλύπτουν άμεσα τις ανάγκες τους οι φορείς. Είχε φέρει στο φως και ένα άλλο σημαντικό εύρημα. Οτι από τα συνολικά 40 βήματα, μόνο για πέντε δεν απαιτούνταν φυσική υπογραφή σε χαρτί.

Ιστορίες καθημερινής τρέλας

Μία ακόμη έρευνα του 2008 –προϊόν πρωτότυπης εργασίας γιατρών του νοσοκομείου Ναυπλίου– είχε αποδείξει ότι για μια μικρή χειρουργική επέμβαση και νοσηλεία δύο ημερών χρειάζονταν 61 έντυπα και 44 χειρόγραφες αναγραφές των ίδιων στοιχείων σε χαρτί που αντιστοιχεί σε επιφάνεια λίγο μεγαλύτερη από τέσσερα τετραγωνικά μέτρα. Λίγο πιο πρόσφατα, αρχές Δεκεμβρίου 2021, η «Κ» είχε φέρει στο φως μια από τις πολλές ιστορίες καθημερινής τρέλας: Ελληνας φορολογούμενος, για να βεβαιώσει χρόνο ασφάλισής του στο εξωτερικό, κλήθηκε να υποβάλει υπεύθυνη δήλωση ότι… ζει!

Αυτές είναι μερικές μόνον από τις ευτράπελες, πλην ιδιαίτερα κοστοβόρες και ψυχοφθόρες ιστορίες που σχετίζονται με τη μονοκρατορία του χαρτιού. Δεν είναι τυχαίο ότι η λέξη χαρτοβασίλειο καταγράφεται στην Ελλάδα, ήδη, από το 1885.

Τα τελευταία χρόνια η ελληνική πολιτεία προσπαθεί να καταργήσει το χαρτί στο Δημόσιο, με τη χρήση του φαξ να έχει πάψει από τον Ιανουάριο του 2021. Είναι όμως κοινό μυστικό ότι η ψηφιοποίηση και η πραγματοποίηση μέσω της πλατφόρμας gov.gr κάθε είδους συναλλαγής των πολιτών με το Δημόσιο θα ήταν δύσκολο να επιτευχθεί εάν τα αρχεία του κράτους παραμείνουν στο χαρτί.

Μέσω Ταμείου Ανάκαμψης

«Eνα από τα μεγάλα κενά που έχει το ελληνικό Δημόσιο είναι ότι το χαρτί δεν έχει ψηφιοποιηθεί. […] Ενα πάρα πολύ μεγάλο κονδύλι από το Ταμείο Ανάκαμψης κατευθύνεται στην ψηφιοποίηση, το χαρτί να γίνει πληροφορία», ανέφερε πρόσφατα ο υπουργός Επικρατείας και Ψηφιακής Διακυβέρνησης Κυριάκος Πιερρακάκης. Πράγματι, αυτή τη στιγμή σε εξέλιξη βρίσκεται το μεγαλύτερο στην ιστορία του ελληνικού κράτους εγχείρημα ψηφιοποίησης του χάρτινου αρχείου του. Οπως προκύπτει από την επεξεργασία που πραγματοποίησε η «Κ» στις προδιαγραφές των έργων που έχουν δημοπρατηθεί –ορισμένα έχουν ξεκινήσει να υλοποιούνται– την επόμενη τριετία εκτιμάται ότι θα αποκτήσουν άυλη μορφή περισσότερες από 1,4 δισ. σελίδες, που αυτή τη στιγμή στοιβάζονται, σε όλη την Ελλάδα, σε υπουργεία, ΕΦΚΑ, πολεοδομίες και δικαστήρια.

Για να γίνει αντιληπτό τι σημαίνει στην… πλήρη έκτασή του το χαρτοβασίλειο, αρκεί να ληφθεί υπόψη ότι η αποθήκευση 100 εκατ. σελίδων Α4 –πολλά από τα προς ψηφιοποίηση έγγραφα έχουν μεγαλύτερη διάσταση– απαιτεί 40.000 χαρτοκιβώτια (40 εκατ. x 30 εκατ. x 25 εκατ.) ή 10.000 συρταριέρες των τεσσάρων ραφιών και επιφάνεια 15.210 τετραγωνικών μέτρων.

Ετσι, οι περισσότερες από 1,4 δισ. προς ψηφιοποίηση σελίδες απαιτούν περισσότερα από 152.000 τ.μ., μέγεθος που γίνεται αντιληπτό εάν σκεφτεί κανείς ότι το σύνολο της δομημένης επιφάνειας του σχεδιαζόμενου κυβερνητικού πάρκου στις εγκαταστάσεις της ΠΥΡΚΑΛ καταλαμβάνει περίπου 133.000 τ.μ.

Οι υπολογισμοί είναι μετριοπαθείς, αφού δεν περιλαμβάνουν ούτε αρχεία, κυρίως δικαστηρίων, που έχει αποφασιστεί σε αυτή τη φάση να μην ψηφιοποιηθούν. Ούτε την επιφάνεια που καταλαμβάνουν οι 1,6 εκατ. κούτες που θα μεταφερθούν από τους χώρους όπου βρίσκονται σήμερα, για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις της εταιρείας που θα αναλάβει το συγκεκριμένο έργο (του εγκιβωτισμού και της μεταφοράς). Ουσιαστικά, αρκετά από τα αρχεία που βρίσκονται στις εν λόγω κούτες θα φυλάσσονται μόνιμα, με τους αρμόδιους φορείς να αποφασίζουν ποια ακριβώς θα είναι αυτά.

Κατηγοριοποίηση

Η ψηφιοποίηση του άνω του 1 δισ. σελίδων δεν περιλαμβάνει μόνο το σάρωμά τους, αλλά και την εύκολη κατηγοριοποίησή τους, βάσει λέξεων – κλειδιών (μεταδεδομένων), ώστε να διασφαλίζεται η γρήγορη ανάκτηση της ζητούμενης πληροφορίας. Το εγχείρημα δεν είναι εύκολο, καθώς απαιτεί –εκτός από χέρια– και τη σωστή επιλογή των αρχείων που θα ψηφιοποιηθούν.

«Ενα από τα προαπαιτούμενα για την πλήρη μετάβαση στην ψηφιακή διακυβέρνηση είναι η ψηφιοποίηση του χάρτινου αρχείου των κρατικών φορέων και οργανισμών» αναφέρει στην «Κ» ο διευθύνων σύμβουλος της Κοινωνίας της Πληροφορίας Σταύρος Ασθενίδης.

Ορισμένα από τα μεγαλύτερα έργα ψηφιοποίησης αφορούν 3,5 εκατ. αρχεία πολεοδομιών που αντιστοιχούν σε πολλαπλάσιο αριθμό σελίδων, 600 εκατ. σελίδες που φυλάσσονται σήμερα σε 390 υποθηκοφυλακεία, όπως και περισσότερες από 300 εκατ. σελίδες που βρίσκονται σε 368 δικαστήρια και εισαγγελίες σε όλη την Ελλάδα.