Οι πρόσφυγες ξεκίνησαν από την Αθήνα με προορισμό την Ειδομένη και ακολούθησαν την διαδρομή μέσω Κοζάνης λόγω των μπλόκων στην περιοχή των Τεμπών. Τα πούλμαν που τους μετέφεραν ακινητοποιήθηκαν στα διόδια της Εγνατίας οδού στον Πολύμυλο Κοζάνης και στην περιοχή των Σερβίων. Με εντολή της αστυνομίας αποφασίστηκε να σταματήσει η μετάβασή τους στην Ειδομένη και να φιλοξενηθούν για άγνωστο χρονικό διάστημα στην Κοζάνη.

Γρήγορα σήμανε συναγερμός. Ενημερώθηκαν οι τοπικές αρχές, ο δήμος της Κοζάνης, η περιφέρεια δυτικής Μακεδονίας και η εκκλησία για την άμεση προετοιμασία και την οργάνωση της φιλοξενίας των προσφύγων. Ο δήμος της Κοζάνης εξέδωσε ανακοίνωση με την οποία ζητά από τους πολίτες να βοηθήσουν προσφέροντας τρόφιμα, είδη, πρώτης ανάγκης, βρεφικά γάλατα, ζεστά ρούχα και παπούτσια.

Από την πρώτη στιγμή ο δήμαρχος Κοζάνης Λευτέρης Ιωαννίδης βρέθηκε στο χώρο του σταδίου και παρέμεινε καθ’ όλη την διάρκεια της άφιξης των προσφύγων συντονίζοντας τις πρώτες ενέργειες για την φιλοξενία τους. Στήθηκε το Ιατρείο με γιατρούς του ιατρικού συλλόγου Κοζάνης, ενώ εθελοντές όπως η Αρσις, η ελληνική ομάδα διάσωσης, η λέσχη καταδρομέων έφτασαν στο χώρο μεταφέροντας τα πρώτα προϊόντα και είδη πρώτης ανάγκης. Την ίδια στιγμή μέλη του φαρμακευτικού συλλόγου, νοσηλευτές αλλά και αρκετοί πολίτες πρόσφεραν εθελοντικά από την πρώτη στιγμή τις υπηρεσίες τους.

Το κοινωνικό παντοπωλείο του δήμου Κοζάνης, η εκκλησία με την συνδρομή της περιφέρειας έχουν αναλάβει την προετοιμασία της σίτισης των προσφύγων. Οι πρόσφυγες προέρχονται από την Συρία και από το Αφγανιστάν. Μεταξύ των προσφύγων υπάρχουν πολλά νέα ζευγάρια με μωρά από δύο μηνών έως ενός έτους και παιδιά μέχρι πέντε ετών. Το κλειστό στάδιο της Λυκόβρυσης δεν διαθέτει θέρμανση και οι εθελοντές που έχουν αναλάβει το έργο υποστήριξης και φιλοξενίας των προσφύγων, κάνουν έκκληση για κουβέρτες και υπνόσακους.